Carrière

Assistant(e) administrati(ve)f

Paris  /  CDD  /    /  Publiée le 12/03/2019

Description du poste

Poste à pourvoir du 01/04/2019 au 24/12/2019.

 

Notre agence parisienne recherche un(e) assistant(e) administrati(ve)f sur une période de 9 mois.

Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

 

PARTIE ADMINISTRATIVE ET SERVICES GÉNÉRAUX :

- Accueil physique et téléphonique : horaires de l’agence 9h00 – 12h30 / 14h00 – 18h00

- Gestion et organisation des déplacements (réservations de voitures, trains, hôtels, taxis…)

- Gestion du courrier et des colis entrants et sortants

- Gestion de la vie de l’agence et de son ambiance en générale

- Gestion des stocks de fournitures

- Gestion des abonnements et contrats en collaboration avec le service comptabilité de Lyon

- Gestion administrative des concours (relecture, mise en page, recensement des pièces demandées, réservation RDV huissiers, relances…)

- Gestion des véhicules de l’agence (réservations, entretien…)

- Organisation et planification des réunions et visioconférences

- Rédaction de courriers et d’emails

- Relecture de courriers avec mise en page : orthographe irréprochable

- Coordination événements - communication interne (traiteur, visioconférence …)

- Classement et archivage

 

PARTIE RESSOURCES HUMAINES :

- Gestion des arrivées et des départs de salariés en collaboration avec le cabinet comptable

- Gestion des visites médicales

- Gestion des adhésions à la mutuelle

- Gestion des notes de frais des salariés

- Gestion des feuilles de congés

- Transmission mensuelle des éléments de salaires au cabinet comptable (congés, frais de transport des salariés, éléments relatifs à la mutuelle…)

- Saisie des éléments de congés et des frais de transport sur le logiciel Silaé

- Saisie des élément RH sur le logiciel Genesys (EverwinGX)

- Relances pour la saisie des heures en collaboration avec l’assistante de direction de Lyon

- Classement et mises à jour des référencements produits, échantillons… en collaboration avec l’architecte en charge

- Mise à jour des affichages obligatoires

Profil recherché

Enjoué(e), autonome et dynamique, n'hésitez pas à envoyer votre candidature pour rejoindre notre équipe !